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P126 科研单位采购供应链ERP整合模式研究

来源:2017年第8期(总第208期) 作者:中国电子科技集团公司第五十五研究所 浏览:

摘 要:本文探讨了科研单位采购供应链整合优化模式,具体分析了ERP整合模式的流程和内容。此外,鉴于采购供应链中供应商和物料评价难、采购员绩效评价难和全局库存查询难等三个难题,在整合模式的基础上,生成了供应商和物料管理数据库、采购员绩效数据库、全局库存数据库三大数据库。最后,通过对ERP整合模式前后的对比,提出了新模式的整合效益和创新点。
 
关键词:科研单位、采购供应链、ERP、整合模式 
 
       科研单位供应链连接着系统及其装备的研发、生产制造以及交付等整个流程。而采购供应链作为供应链系统中最为核心的部分,直接关系着整个流程的效率,其顺畅的运作势必能产生巨大的效益。
 
       ERP系统作为信息技术在企业管理中的最新应用,以系统化的思想为企业的管理层和员工提供了决策的共享平台。基于ERP系统的采购供应链,把客户的需求、企业内部的生产制造和外部的供应链等集成在了一起。由此,ERP系统的上线或更新,就成为科研单位采购供应链进行整合优化的巨大契机。
 
一、科研单位采购供应链特点
1.订单拉动式生产模式
       科研单位的采购需求基本都来源于研发和制造部门,而研发与制造部门是从市场部的销售订单或者预研课题等获得产品设计的需求。这使得采购需求有很大的不确定性,造成研制产品需要多少就采购多少物料、什么时候需要就什么时候下达采购命令的现象。因此,一般采购需求下达时,物料的需求时间都非常紧迫,给采购部门带来了过大的压力。而一旦采购清单中有瓶颈物料的存在,将会对整个科研产品的研制甚至最终交付都产生巨大的影响。
 
2.供应链信息共享程度低
       一般科研单位都依赖于企业内部系统,而对于具有军工保密资质的科研单位,鉴于保密的相关要求,单位内部计算机是无法连接互联网的,而且企业内部的信息化程度本身就不高。在组织结构上,科研单位一般具有部门多且分散的特点,特别是各个部门由于专业特点的不同,研制的产品也有很大的差别,这更造成了整个单位内部供应链信息共享程度低的局面。
 
3.审批环节多,效率低
       科研单位一般受历史因素和计划经济的影响颇深,为保证工作的严谨化和制度化,企业内部流程多且繁杂。特别是采购作为敏感环节,监控和预防显得更为必要,这导致整个采购供应链涉及的审批程序多,且每个审批程序的审批环节和节点都很多,大大影响了整个采购供应链的效率。
 
       特别是一旦遇到各个部门的签署节点人员不在时,整个流程就只能停滞不前。每一个节点的延误都将对整个供应链的效率产生影响,而一旦流程中的多个节点产生延误现象,则最后整个供应链的效率将产生层级递减的后果。
 
4.采购供应链流程以手工操作为主
       科研单位的业务流程操作仍以手工为主。人工去各个审批节点进行流程审批,手工写入库单、检验单等单据,根据纸质单据手工统计价格、库存等统计报表,手工核算各个事业部和机关各部门的财务成本和会计单据等等。在当今人力成本于企业成本中占比越来越大的情况下,手工操作不仅带来效率低下,还带来了人力浪费,增加了企业的成本和负担。
 
二、科研单位ERP整合模式
       采购供应链的整合优化本身就是一个复杂工程,对于具有很大特殊性科研单位的采购供应链来说,其整合更是难上加难。而ERP系统作为一种企业内部物流、信息流和资金流集成一体化的企业信息管理系统,其在企业内部的运行本身就是一种整合的过程。但由于ERP系统主要面向制造型企业,且其系统内部的功能模块标准化程度高,对于特殊性强的科研单位来说,其采购供应链和ERP系统的融合就有待进一步分析和设计。
 
本着效率提升、成本控制和信息共享等原则,我们基于ERP系统设计了科研单位的采购供应链整合模式。
1.整合模式流程分析
       采购需求的源头从科研单位的市场部签订的销售合同以及部分研发项目课题开始,设计师据此进行产品的设计。设计完成后,设计师填写原材料和元器件选型清单。通过ERP电子审批流程,经设计部门、物资部、质量部、工艺部、标准化等部门的同级审批后生成物料明细表并归档。
 
       库房管理员根据物料明细表和采购申请单,核对整个ERP系统下机关库和各事业部库的全局库存,通过采购审批和预算审批和合一化流程审批后,生成具体的采购计划审批单。机关库和各事业部库的全局库存数据来源于库存管理共享的数据库。科研单位采购供应链ERP整合模式流程图,如图1。
 
       采购员根据审核的采购计划下单、询价比价,合同签署过程中通过合同审批和招标备案的合一化审批流程后,进行合同的签订。通过物料数据在系统的共享,收货员、库房管理员和设计师可以实时跟踪整个物料的采购进度。
 
       由于科研单位涉及的军工重点项目较多,其对物料的质量等级和可靠性要求高,一般采购物料到货验货后,需要交由所内筛选、所外委托筛选或者质量部检验等方式进行质检,检验合格的物料将直接送交相应的机关库和事业部库房进行入库,后经由配套组在产品装配前进行配套发放和出库。
 
       而采购员将根据审核的入库单据,随同采购发票和合同一起经审批后交由财务部进行报账,财务部根据合同条款进行付款。
 
2.整合模式的数据库生成
(1)供应商和物料管理数据库
       合同签订中反馈各供应商的产品价格因子,到货数据中反馈的各个供应商到货准时率,合同履约率等产生的交货进度因子,质量部质检中反馈的各个供应商的质量问题及处理等产品质量因子,将汇总生成各个供应商和物料的信息数据库。
 
(2)采购员绩效数据库
       询价下单节点中反馈的采购员下单执行力、合同签订中反馈的采购员价格控制、到货数据中反馈的采购员进度跟催力度、质量部质检反馈的采购员质量控制等因素和数据,将汇总生成各个采购员的采购工作绩效数据库。
 
(3)全局库存数据库
       采购物料检验合格入库后,将直接进入机关库房和各个事业部库房的实时库存数据库。而借助ERP的共享信息平台,包含机关和各事业部库房在内的科研单位全局库存数据将被整个采购供应链上的节点实时查询。
 
三、ERP整合模式效益和创新点分析
1.整合审批流程,审批效率大大提升
       整合前,科研单位的采购供应链审核程序多,效率低下。通过对供应链审核环节的分析和优化,将相同审批节点的审批流程和前后审批顺序的审批流程以及有审批节点交叉的流程进行整合,组成一个统一的审批流程。采购审批流程和采购预算审批流程此前为两个流程,在整合模式中合二为一。而合同审批和招标备案审批流程存在交叉的审批节点且审批顺序又存在前后关系,因此也合并成为一个流程。
 
       ERP电子审批流程不仅节省了人工到处签字审批的麻烦,还实现了同级审批节点的同时操作,大大节约了审批时间,提高了审批效率。
 
2.信息和数据库共享为决策提供定量参考
       供应商的管理评价和采购员的绩效考核一直是很多单位难以解决的问题,科研单位也不例外,因为供应商的相关信息难以定量的分析,只能依靠采购员等相关人员的主观印象来给出定性的评价。而采购员的绩效更是由于采购员的工作数据难以统一化进行对比,只能依靠领导的观察以及日常工作中的完成情况等定性因素给出。
 
       而ERP整合模式下生成的供应商和物料信息数据库以及采购员绩效数据库,定量地给出了供应商评价数据和采购员工作数据,将为供应商管理中年度评价和采购员日常绩效考核提供详实数据支撑,以及相关方面决策参考支持。
 
       整合前各事业部的物料采购,基本都是根据本事业部库房库存数据甚至该项目库存数据核对后进行采购,这样会造成本事业部无库存但在其他事业部库房或者机关库房有大量库存的物料被重复采购,不仅浪费了人力物力财力,还可能造成库存的积压和浪费。全局库存数据库则为各事业部库存管理人员提供了全局实时查询的功能,能更好地获得科研单位内部所有物料的实时库存数据,为内部调拨和快速到货提供了可能。
 
       同时供应商和物料信息数据库中的物料价格、采购周期、物料质量等数据以及全局库存数据库将共享给研制部门的设计师,使得设计师在原材料和元器件选型时就考虑到相应因素,尽量选择满足使用要求情况下的价格低、到货快和质量可靠的物料,而对于采购周期要求高的项目,则可以尽量选择全局库存数据库内的物料,以实现准时化生产,来满足客户的需求。
 
3.采购供应链的可视化追溯
       科研单位对产品的质量和可靠性要求极高,客户单位的二方审核、军用重点项目的军方审核、单位内部质量可靠性审查、纪检审计审查等都会不时发生,因此整个产品的物料采购、到货、质检、入库、装配等环节都需要可追溯。此前,科研单位的追溯方式为去各个供应链节点进行人工查询,如采购订单到货情况去采购员处查询、采购质检及筛选情况去质检归档处查询、物料入库情况去各个库房实地查询等。
 
       而在ERP整合模式下,整个采购供应链实现了全局的可视化追溯,相关数据的需求人员无需去各个采购供应链的具体节点处实地查询,只需要获得相关节点的查询权限,直接查询相关节点的信息数据即可。
 
4.无纸化办公的实现
       多数科研单位既有事业单位的成分,又有企业化的要求。因此,一方面科研单位需要在市场竞争中壮大自己的力量,谋求利润最大化的企业发展目标;另一方面,科研单位需要完成国家重点产品的研制任务,为国防建设保驾护航,同时作为事业单位又需要积极实现国家要求的社会利益目标。
 
       作为节能降耗的有效举措,无纸化办公是国家多年来一直倡导的良性办公方式。此前,由于层层审批环节的存在,以及整个采购供应链的信息共享程度低,大部分数据和信息都只能依靠纸质单据来保存和传递。如今,ERP整合模式实现了整个采购供应链的信息流、物流和资金流的无缝流转,电子化审批环节的实现和信息数据库的建立为无纸化办公提供了良好的技术支撑和可行性参考。
 
5.降低了采购供应链的成本
       ERP整合模式实现后,系统取代了此前很多人工操作的程序和工作,使得科研单位的人力资源得以更充分利用,节约了人力成本。
 
       整合前,各个事业部的库房各自为政,库存积压严重,物料的库存数据查询困难,库存成本极高,占用资金量大,甚至由于长期不盘库,部分物料出现过期、变质,导致库存的浪费。而另一边设计师又急需采购物料,二者形成了明显的矛盾。整合模式后,全局库存的可视化,盘活了全局库存物资,提高了库存周转率,减少了库存资金的占用。
 
       此外,整合前采购供应链中的采购员由于不断地收到紧急采购订单,而疲于奔命地忙于下单、合同签订、到货检验入库等业务流程,无法将精力集中放在成本的控制上。整合后的采购供应链大大缓解了采购员的工作压力,使他们能够集中精力在价格的控制和进度、质量的控制上, 将在一定程度上直接降低采购成本。
 
四、总结
       本文从科研单位的特殊角度分析了采购供应链的特点,探讨了借助科研单位ERP上线或者更新,实施采购供应链的整合优化模式。对整合模式流程再造进行了具体的分析,并生成了ERP整合模式下供应商和物料管理数据库、采购员绩效数据库、全局库存数据库等三大数据库。最后,对ERP整合模式的效益和创新点进行了相应的探讨。相信文中基于ERP的采购供应链整合模式,能在一定程度上对科研单位的采购供应链流程优化和再造提供决策借鉴和参考作用。
 
       目前,国家正在对大多数科研单位进行改制,科研单位面临的挑战也越来越大,因此,对采购供应链的成本分析控制与风险识别也成了其未来关注的方向。
 
作者单位为中国电子科技集团公司第五十五研究所



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